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Decreto nº 7.364, de 30 de maio de 2018.

Dispõe sobre a Expedição de Instruções Normativas Definindo os Procedimentos e Rotinas de Controle a serem Observadas pelas Unidades Administrativas que Integram a Estrutura Administrativa do Município, Objetivando a Implementação de Procedimentos de Controle Interno.

O Prefeito do Município de Carmo da Cachoeira, Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso IX do art. 85 da Lei Orgânica Municipal, art. 115 da Lei Federal nº. 8.666, de 17 de março de 1993, conjugado com a necessidade de formalizar a atuação da Controladoria Geral do Município nos procedimentos de auditoria.

DECRETA:

CAPITULO I

Disposições Gerais

Art. 1º. Ficam definidos os procedimentos e rotinas da Controladoria Geral do Município a serem observadas pelas unidades administrativas que compõem a estrutura do Município, objetivando a implementação de procedimentos de controle.

Seção I

Abrangência

Art. 2º. Os efeitos deste Decreto abrangem todas as unidades da estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como executora de tarefas quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.

Seção II

Conceitos

Art. 3º. Para fins deste Decreto considera-se:

I -             Instrução Normativa - documento que estabelece os procedimentos e rotinas a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de controle interno;

II -           Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle - coletânea de atos regulamentadores e Instruções Normativas;

III -          Fluxograma - demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras;

IV -          Sistema - conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim;

Decreto nº 7.364, de 30 de maio de 2018.

V -           Sistema Administrativo - conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado;

VI -          Ponto de Controle - aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle;

VII -        Procedimentos de Controle - procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público;

VIII -       Sistema de Controle Interno - conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação do controle interno.

CAPÍTULO II

Fundamentação Legal

Art. 4º. O presente Decreto integra o conjunto de ações de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo, no sentido da implementação da Controladoria Geral do Município do Município, sobre o qual dispõem a legislação aplicável.

CAPÍTULO III

Origem das Instruções Normativas

Art. 5º. As Instruções Normativas tem como objetivo a padronização de procedimentos e rotinas de controle, tendo em vista as exigências legais e regulamentares, as orientações da administração e as constatações da Controladoria Geral do Município, decorrentes de suas atividades de órgão fiscalizador.

Art. 6°. As Instruções Normativas serão editadas pela Controladoria Geral do Município, que manterá o controle e exercerá a fiscalização do seu respectivo cumprimento.

Parágrafo único: Cabe a Controladoria Geral do Município a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes às atividades das unidades administrativas e as orientações relativas aos procedimentos a serem adotados em pontos específicos de controle da área atuante, que foi proposta de regulamentação.

Art. 7º. As unidades administrativas da estrutura organizacional do Município que se sujeitam à observância dos procedimentos e rotinas de controle estabelecidos nesse Decreto passam a serem denominadas “Unidades Executoras”.

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CAPÍTULO IV

Responsabilidades

Art. 8º. Sem prejuízo das demais atribuições definidas em lei é recomendado à observância dos procedimentos constantes neste Decreto no desempenho das funções.

§ 1º. Compete a Controladoria Geral do Município, como Unidade Central de Controle Interno UCCI:

I -             elaborar as Instruções Normativas em conjunto com as unidades executoras e suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

II -           avaliar eficiência e a eficácia dos procedimentos e rotinas de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou a formatação de novas Instruções Normativas;

III -          organizar e manter atualizado o manual de procedimentos e rotinas de controle, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa;

IV -          promover a capacitação dos agentes das Unidades Executoras para definir as rotinas de trabalho e identificar procedimentos de controle;

V -           publicar a Instrução Normativa e promover sua divulgação e implementação;

VI -          manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação das Instruções Normativas elaboradas e publicadas.

§ 2º. São atribuições das unidades administrativas "unidades executoras":

I -             atender às solicitações da Controladoria Geral do Município  responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;

II -           informar a Controladoria Geral do Município sobre alterações que se fizerem necessárias nos procedimentos e rotinas de controle, objetivando principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência e eficácia  operacional;

III -          manter as Instruções Normativas à disposição de todos os funcionários da unidade administrativa, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;

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IV -          cumprir fielmente as orientações das Instruções Normativas, quanto aos procedimentos de controle e a padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

§ 3º. Atribuições das Secretarias Municipais e órgãos equivalentes:

I - promover a capacitação e discussões técnicas com as subunidades administrativas executoras dos procedimentos em parceria com a Controladoria Geral do Município, para definir os procedimentos e rotinas de controle conforme definidos na Instrução Normativa.

CAPÍTULO V

Formato e Conteúdo das Instruções Normativas

Art. 9º. A elaboração de Instruções Normativas é de iniciativa da Controladoria Geral do Município e obedecerão ao disposto neste Decreto.

Seção I

Identificação

Art. 10. A expedição e numeração da Instrução Normativa obedecerá as seguintes regras:

I -             a numeração deverá ser única e sequencial devendo constar a identificação da sigla do sistema administrativo que se refere antes do número e constar o ano de sua expedição, como segue:

a)  formato: Instrução Normativa SXX n° ..../20XX;

b) Sistema Administrativo XX.

Art. 11. A numeração e a atualização da Instrução Normativa, somente ocorrerá quando o documento estiver pronto, após aprovado pela Controladoria Geral do Município.

Art. 12. A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será atribuição exclusiva da Controladoria Geral do Município podendo ser referendada pelo Chefe do Poder Executivo.

§ 1º. O ato depois de aprovado será publicado nos termos do art. 75 da Lei Orgânica Municipal.

Art. 13. As Instruções Normativas serão elaboradas e assinadas pelo Controlador Geral do Município em conjunto com o Chefe do Executivo.

Art. 14. A instrução normativa indicará a unidade administrativa responsável (Departamento, Diretoria ou denominação equivalente) pela sua execução e cumprimento dos procedimentos e rotinas dela constantes.

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Seção II

Conteúdo

Art. 15. A finalidade das instruções normativas é especificar de forma sucinta, sendo um ato administrativo que contém orientações, rotinas e procedimentos desenvolvidos para serem utilizados consistentemente como uma regra, diretriz, ou definição de como fazer algo.

Parágrafo único. As instruções normativas terão como objetivo orientar de forma simples a execução de ações que evitem a repetição de procedimentos desnecessários e burocráticos e produzindo informações confiáveis, classificado nas seguintes categorias:

I -             operacional – relacionado às ações que propiciam o alcance dos objetivos da entidade;

II -           contábil – relacionado à veracidade e à fidedignidade dos registros e das demonstrações contábeis;

III -          normativo – relacionado à observância da regulamentação pertinente.

Art. 16. A abrangência das Instruções Normativas - IN é identificar as unidades executoras, quando os procedimentos estabelecidos forem observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.

Art. 17. Os conceitos têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização, em especial os assuntos da Instrução Normativa.

Art.18. As Instrução Normativa deverão sempre que possível indicar a fundamentação legal e regulamentadora da matéria, devendo indicar os principais instrumentos que interferem ou orientam as rotinas de controle a que se destina.

Art. 19. As Instrução Normativa definirão as responsabilidades de cada unidade administrativa pela execução, inerentes à matéria objeto da normatização.

Art. 20. Os procedimentos de rotinas tratam da descrição das rotinas de controle a serem executadas.

CAPÍTULO VI

Procedimentos para Elaboração das Instruções Normativas

Art. 21. Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que serão adotados em relação ao assunto normatizado, deve-se identificar dentre as unidades administrativas da estrutura

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organizacional quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do cronograma de implantação.

Parágrafo único. Os anexos e modelos que integrarão as Instruções Normativas serão  identificados e analisados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).

Art. 22. A demonstração gráfica das atividades (procedimentos e rotinas de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem as seguintes ocorrências:

I -             início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);

II -           emissão de documentos;

III -          ponto de decisão;

IV -          junção de documentos;

V -           ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.);

VI -          além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.

Art. 23. As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo.

Art. 24. No caso de um segmento dos procedimentos e rotinas ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área requisitante”.

Art. 25. Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, devendo ser utilizados conectores, numerados, para a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa.

Parágrafo único. Deverá ser adotado procedimento idêntico no caso da necessidade do detalhamento de rotinas específicas em folhas auxiliares.

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Art. 26. O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição dos procedimentos e rotinas de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.

Art. 27. Os procedimentos e rotinas de controle da Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os responsáveis e prazos para serem cumpridos.

Art. 28. Deverá conter os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado na execução das atribuições, quanto aos procedimentos e rotinas de controle cuja especificação não consta do fluxograma, como segue:

I -             especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;

II -           destinação das vias dos documentos;

III -          detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;

IV -          relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;

V -           aspectos legais ou regulamentares a serem observados;

VI -          os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc).

Art. 29. Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de checklist (termo de conferência), que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo, deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotada.

Art. 30. No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Divisão de Gestão de Pessoas – DGP; Tribunal de Contas do Estado – TCE.

Art. 31. Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a Controladoria Geral do Município avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.

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Art. 32. A Controladoria Geral do Município providenciará a publicação, divulgação e implementação, em apoio à unidade responsável pela mesma.

CAPÍTULO VII

Considerações Finais

Art. 33. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste Decreto poderão ser obtidos junto à Controladoria Geral do Município.

Art. 34. Este Decreto entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Carmo da Cachoeira, 30 de maio de 2018.

GODOFREDO JOSÉ CALDEIRA REIS

Prefeito Municipal