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PORTARIA N.º 417/2009

 

 

 

Institui o manual de procedimentos dos setores de

Compras, Almoxarifado e Patrimônio do Município de Carmo da Cachoeira.

 

 

 

                          O prefeito Municipal de Carmo da Cachoeira no uso de suas atribuições, para atender art. 106 da Lei 4.320/64 e Instrução Normativa nº 06/2004 do TCE/MG e  Lei orgânica Municipal, resolve:

 

Art. 1º - Fica instituído no âmbito do município de Carmo da Cachoeira, o manual de procedimentos dos setores de compras, almoxarifado e patrimônio, constante do anexo I.

 

                            Art. 2º - O manual será atualizado sempre que necessário, para dar suporte e orientação aos servidores públicos, na realização dos processos de compra e de conservação dos bens pertencentes ao patrimônio público municipal.

 

Art. 3º -  Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

 

 

                     Registra-se, Publica-se e Cumpra-se.

 

 

 

 

                                   Carmo da Cachoeira, 31 de dezembro de 2009.

 

 

 

 

 

HÉLCIO ANTÔNIO CHAGAS REIS

Prefeito Municipal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO I

 

 

 

 

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

 

 

 

 

 

SETOR DE COMPRAS

 

SETOR DE PATRIMÔNIO

 

SETOR DE ALMOXARIFADO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÍNDICE

 

 

Introdução................................................................................................................03

I. Setor de almoxarifado ........................................................................................ 04

II. Setor de Compras ................................................................................................04

III. Setor de Patrimônio.................. ................................ ........................................05

IV. Requisitante/ Usuário/ Responsável

(TODOS OS SETORES OU ENTIDADES)...........................................................05

V. Setor de Obras..................................................................................................... 06

VI.  Setor de Procuradoria....................................................................................... 07

VII. Setor Administração e Planejamento.................................................................07

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Introdução

 

 

            A Prefeitura Municipal de Carmo da Cachoeira, por intermédio do Setor de Patrimônio, almoxarifado e de Compras, tem como objetivo principal ao implantar os procedimentos aqui elencados, a padronização dos atos a serem tomados pelos servidores públicos, bem como, evitar perda de bens do patrimônio, o seu bom uso, e normatizado o processo de compras a ser desenvolvido no âmbito da administração pública.

           

Este manual contém instruções básicas para os setores de compra, patrimônio e almoxarifado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I - SETOR DE ALMOXARIFADO

 

 

 

 

a) recepcionar o fornecedor;

b) conferir o volume, com a nota fiscal;

c) verificar se nota fiscal confere a autorização de fornecimento;

d) anotar irregularidades e informar ao setor de compras através de CI, quando ocorrer;

e) enviar original Nota Fiscal ao Setor de Compras;

f) dar entrada e saída dos bens no sistema automatizado;

g) emitir o termo de recebimento e colher assinatura do requisitante; ··.

h) manter arquivo dos Termos de Recebimento;

i) manter os materiais organizados em estantes;

j) enviar à contabilidade relatório mensal de movimentação;

k) providenciar a entrega do bem ao requisitante;

l) providenciar a entrega do manual de funcionamento junto ao bem permanente ao requisitante;

m) emitir relatórios sempre que solicitados sobre a movimentação dos bens de consumo;

n) realizar tarefas inerentes ao setor;

                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II - SETOR DE COMPRAS

 

 

 

a) receber a requisição de material/serviço e iniciar o processo de compra respeitando art. 8º da portaria nº 415 de 31 de dezembro de 2009.

b) realizar cotações quando necessário;

c) enviar pedido de licitação ao setor de licitação;

d) recolher mapas de apuração das firmas, vencedoras das licitações, para emitir as autorizações de fornecimento/serviço (AF);

e) enviar AF, junto às requisições para o setor contábil para emissão do empenho;

f) receber o empenho, junto da AF e requisição e enviar fax para firma vencedora da AF, para entrega das mercadorias;

g) após o recebimento do material, receber a nota fiscal do almoxarifado, juntar ao original do empenho, AF e requisição de compra /serviço, preencher a guia de incorporação e enviar ao Setor de Patrimônio em seguida enviar todo o  processo de compra ao setor contábil;

h) ao receber a nota fiscal, no caso de irregularidades contatar a firma e solicitar a solução do problema e manter a nota fiscal no setor para que a firma resolva o problema apontado sob pena de aplicar o art. 13 desta normatização;

i) receber a ordem de serviço, levantar a situação do bem caso ainda esteja na garantia, contatar a empresa fornecedora para prestar assistência técnica, com base no Edital de Compra;

j) receber a ordem de serviço, caso o bem não esteja no período de garantia providenciar o reparo;

k) receber a ordem de serviço, caso não seja possível à realização do conserto, devolver o bem inservível diretamente ao Setor; requisitante junto o laudo descritivo da assistência técnica sobre a impossibilidade do reparo;

l) informar ao Setor Contábil os pedidos cancelados nos termo do art. 13 desta normatização para cancelamento dos respectivos empenhos obedecendo ao que determina a legislação em vigor;

m) dar ciência ao setor de patrimônio quando do recebimento de bens permanentes estes apresentarem algum defeito ou irregularidade, bem como de material que estiver em conserto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III - SETOR DE PATRIMÔNIO

 

 

 

a) receber a guia de incorporação preenchida pelo Setor de compras;

b) fazer anotações (informações sobre o produto) na ficha de cadastro de bens, bem como a localização dos mesmos no arquivo do Setor de Contabilidade;

c) emitir a Ficha de Cadastro do Bem;

d) inserir dados no Sistema Informatizado;

e) separar a plaqueta de identificação;

f) afixar plaquetas de identificação nos bens;

g) emitir Termo de Responsabilidade em duas vias;

h) colher assinaturas dos responsáveis no termo de responsabilidade;

i) enviar uma via do Termo de Responsabilidade ao Usuário Responsável;

j) arquivar uma via do Termo de Responsabilidade;

k) preencher o Certificado de Garantia e arquivar junto à ficha do bem quando houver;

l) receber comunicação interna do usuário; quando de bens inservíveis, providenciar a remoção do bem para o local destinado a esse fim e solicitar parecer da “Comissão de Avaliação dos Bens Patrimoniais”, para fins de leilão ou desfazimento, conforme art. 4 da portaria nº    de 31 de dezembro de 2009;

m) receber comunicação interna do usuário; quando de transferência providenciar locomoção do bem ao usuário de destino e enviar, junto o termo de responsabilidade ao novo usuário responsável.

n) realizar uma vistoria anual em loco e arquivar os termos;

o) Após vistoria, solicitar através de CI localização dos bens não encontrados ao responsável pela carga patrimonial.

p) acionar a Administração para nomear uma comissão para fazer um inventário analítico anual com as devidas depreciações ou valorização dos bens móveis e imóveis, depois de concluído os trabalhos arquivar o inventário;

q) acionar a administração quando necessário para abertura sindicâncias ou quando houver necessidade de elaboração de laudos por comissões;

r) manter bens em desuso à disposição de qualquer setor que o requisite.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IV - REQUISITANTE/ USUÁRIO/ RESPONSÁVEL (TODOS OS SETORES OU ENTIDADES)

 

a) preencher a requisição de material/serviço respeitando art. 8º, da portaria nº 415 de 31 de dezembro de 2009.

b) receber o material/serviço e assinar o Termo de Recebimento

c) receber o material permanente e assinar o Termo de responsabilidade

d) comunicar ao Setor de Compras a necessidade de manutenção e reparos nos bens patrimoniais junto à ordem de serviço preenchida e o bem.

e) acompanhar todas as fases do serviço junto a compras até que o bem retorne ao setor. Caso o bem retorne sem condição de reparo, enviar ao depósito de inservíveis junto a uma CI para transferência e laudo descritivo da assistência técnica sobre a impossibilidade do reparo.

f) informar o Setor de Patrimônio, através de comunicação interna (CI), os bens inservíveis ou disponíveis em sua unidade, ou transferidos a outros setores, ou quaisquer fatos ocorridos com o bem sob sua responsabilidade.

g) quando houver bens inservíveis providenciar a locomoção desses bens ao local reservado para esse fim com prévia comunicação escrita ao Setor de Patrimônio.

h) Em caso de furto, deverá fazer imediatamente um BO (boletim de ocorrência) e comunicar ao setor de Patrimônio através de CI(Comunicação Interna) junto ao                                                                      Original do BO.

i) qualquer movimentação do bem ou acontecimento (danos), comunicar ao Setor de Patrimônio através de CI(Comunicação Interna), para que seja tomada as providencias cabíveis ao ato.

j) manter os bens com as plaquetas de patrimônio sempre visível, para facilitar o controle patrimonial.

k) disponibilizar uma pessoa para acompanhar

                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

V - SETOR DE OBRAS

 

a) ao finalizar uma obra de construção ou ampliação, o Setor de Obras deverá enviar ao Setor de Procuradoria a escritura e habite-se com as certidões necessárias para o Registro no Cartório de Registro de Imóveis.

 

 

VI - SETOR DE PROCURADORIA

 

a) registrar os bens no Cartório de Registro de Imóveis

b) enviar ao Setor de Patrimônio a escritura devidamente registrada e averbações da obras de construção ou ampliação executadas no município para serem arquivadas.

c) dar ciência de todas as leis recém criadas referente ao patrimônio público enviando cópias das mesmas, para o Setor de Patrimônio.

d) apoiar às comissões de processo administrativo ou tomada de conta especial, quando necessário.

 

VII – SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO, PLANEJAMENTO E FINANÇAS.

 

a) realizar abertura de sindicâncias/ processo administrativo e ou tomada de conta especial no caso de danos e desaparecimentos de bens.

 

VIII – SECRETARIAS MUNICIPAIS

 

a) dar ciência de todos os bens recebidos em doação, ou cessão de uso, enviando os Termos respectivos, ao Setor de patrimônio.